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ZERTIFIZIERUNGEN
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Der Zertifizierungs- und Registrierungsprozess

Eine Zertifizierung durch AJA Registrars läuft nach einer genau festgelegten Prozessfolge ab. Wir achten dabei auf jedes Detail und werden Sie kompetent und aufmerksam begleiten. Schritt für Schritt.

Schritt 1: Kostenvoranschlag

Fordern Sie ein Informationspaket von AJA Registrars Germany GmbH an, das u. a. einen Fragebogen zu dem geforderten Service enthält. Senden Sie dann bitte den ausgefüllten Fragebogen an AJA Registrars Germany GmbH zurück.
Entsprechend Ihrer Anforderungen werden wir einen Kostenvoranschlag für einen Dreijahreszyklus erstellen und Ihnen zusenden.

Schritt 2: Auftragbestätigung

Wenn Sie unser Angebot akzeptieren und den Service von AJA Registrars Germany GmbH nutzen möchten, senden Sie uns bitte das Antragsformular (die letzte Seite des Angebotes) mit Datum versehen und unterzeichnet zurück. Nach Erhalt dieser Unterlagen wird die Übernahme des Auftrags bestätigt und Ihnen die Rechnung für die Gebühren des ersten Jahres zugesandt.

Schritt 3: Berufung des Lead Auditors

Sobald das Antragsformular unterzeichnet ist, werden wir einen Lead Auditor für Ihren Registrierungsprozess berufen. Er/sie wird Sie kontaktieren, um weitere Absprachen und Zeitpläne für Ihre Registrierung zu besprechen. Der Lead Auditor wird Ihnen noch einmal den Prozess erklären und alle aufkommenden Fragen beantworten.

Schritt 4: Auditplanung

Sobald Sie die komplette Qualitätsdokumentation vorbereitet haben, sprechen Sie die Auditplanung mit unserem Zertifizierungsmanager ab. Danach erfolgt unsererseits die Einteilung des Lead-Auditors, der mit Ihnen den genauen Zeitplan für das "Stufe-1-Audit" festlegt.
Das "Stufe-1-Audit" wird hauptsächlich durchgeführt, um die Management-Dokumentation und die standortspezifischen Bedingungen des Kunden zu beurteilen. Das Ergebnis dessen dient dazu, die Bereitschaft für das "Stufe-2-Audit" zu ermitteln.
Im Anschluss an das "Stufe-1-Audit" wird ein Abschlussgespräch geführt, in dem Sie einen Überblick über den Auditverlauf erhalten. Darüber hinaus erhalten Sie einen detaillierten Auditbericht.

Schritt 5: Terminbestimmung

Nachdem das "Stufe-1-Audit" stattgefunden hat, wird der Lead-Auditor mit Ihnen das Datum für das "Stufe-2-Audit" besprechen.
Im Rahmen des "Stufe-2-Audit" werden die Umsetzung und die Wirksamkeit des Managementsystems beurteilt. Das "Stufe-1-Audit" und das "Stufe-2-Audit" dürfen nicht mehr als 6 Monate auseinander liegen.

Schritt 6: Der Auditplan

Vor dem "Stufe-2-Audit" wird ein Auditplan erstellt und Ihnen von unserem Lead Auditor zugeschickt. Dieser Auditplan:

  • enthält das Audit-Programm
  • nennt den Lead Auditor und ggf. andere Auditoren (Audit Team), die am Audit teilnehmen
  • legt eventuell notwendige Mittel für das Audit fest
  • bestimmt, wer zur Unterstützung des Auditors/ Audit Teams seitens Ihrer Mitarbeiter benötigt wird, um das Audit gemäß Vorgaben durchzuführen

Schritt 7: Audit-Teilnehmer

Das "Stufe-2-Audit" beginnt mit einem Eröffnungsgespräch. Während dieses Gespräches wird die Audit-Methode und die Durchführung des Audits erklärt. Der Auditplan wird nochmals bestätigt, und Sie haben die Möglichkeit, weitere Fragen im Hinblick auf das Audit zu formulieren. Die Wahl der Teilnehmer an diesem Eröffnungsgespräch liegt in Ihrem Ermessen. Es ist aber dringend empfohlen, dass zumindest die Mitarbeiter und Mitglieder des Managements teilnehmen, die für die Einführung des Systems verantwortlich sind.

Schritt 8: Durchführung

Im "Stufe-2-Audit" erfolgen eine repräsentative Überprüfung aller betreffenden operationellen Bereiche und entsprechende Gespräche mit den Mitarbeitern. Am Ende eines Audittages wird ein kurzer Überblick über den Stand des Audits bzw. der Ergebnisse gegeben.

Schritt 9: Abweichungen

Nach vollständigem Abschluss des "Stufe-2-Audit" erfolgt ein Abschlussgespräch. Sie erhalten dabei einen Überblick über den Auditverlauf, detaillierte Ergebnisse und Empfehlungen.
Festgestellte Abweichungen werden in der "Forderung einer Korrekturmaßnahme" (Corrective Action Request - CAR) niedergeschrieben. Sind diese Abweichungen unbedeutend, werden sie als solches im CAR vermerkt; sind die Abweichungen groß, werden sie als solches auch im CAR notiert.

Geringe Abweichungen bedürfen lediglich Ihrer schriftlichen Bestätigung, dass alles unternommen wurde, um diese abzustellen.
Erst danach kann ein Zertifikat ausgestellt werden.

Große Abweichungen bedürfen der kompletten Beseitigung.
Vor Erteilung des Zertifikates wird die Beseitigung großer Abweichungen vom Lead Auditor nochmals überprüft. Wenn immer möglich, wird das durch Vorlage eines schriftlichen Nachweises dokumentiert.

Während des Abschlussgespräches wird Sie der Lead Auditor auch über die weitere Vorgehensweise hinsichtlich der Durchführung der Überwachungsaudits durch AJA Registrars unterrichten.

Schritt 10: Bericht

Üblicherweise erstellt AJA Registrars bereits vor Ort während des Audits Aufzeichnungen für den abschließenden Bericht. Sollte dies nicht möglich sein, wird innerhalb von 10 Arbeitstagen nach erfolgtem Audit ein entsprechender Bericht zum Registrierungs-Audit geschrieben. Dieser Bericht wird dann vom zuständigen Zertifizierungs-Manager im Auftrag des unabhängigen Führungsgremiums von AJA Registrars überprüft.

Der Zertifizierungs-Manager hat sicherzustellen, dass AJA Registrars unparteiisch und fair im Verhalten den Kunden gegenüber agiert. Das Führungsgremium selbst überprüft die Berichte nachträglich.

Ausgabe des Zertifikates

Die Ausgabe des Zertifikates an Sie erfolgt nach erfolgreich verlaufenem Registrierungs-Audit.

Werbung durch das Unternehmen mit der Zertifizierung

Der Zertifikatsinhaber hat das Recht, mit der Aussage zu werben, dass das von ihm angewendete Managementsystem zertifiziert ist, und darf Briefpapier und Werbematerial, das den auf dem Zertifikat angegebenen Geltungsbereich betrifft, mit den entsprechenden Kennzeichnungen versehen. Produkte und Verpackungen dürfen nicht mit den Kennzeichnungen versehen werden. In jedem Fall hat das Unternehmen sicherzustellen, dass in seinen Publikationen und seiner Werbung keine Verwechslungsgefahr zwischen zertifizierten und nichtzertifizierten Dienstleistungen, Prozessen und Tätigkeiten besteht. Das Unternehmen darf keine Aussagen machen, durch die Käufer fälschlich glauben könnten, dass eine Dienstleistung, ein Prozess oder eine Tätigkeit von der Zertifizierung abgedeckt ist, obwohl dies tatsächlich nicht der Fall ist.

Das ausgegebene Zertifikat impliziert zudem nicht, dass die betreffenden Dienstleistungen, Prozesse und Systeme von den Aufsichtsbehörden oder zuständige Ministerien des Akkreditierungslandes zugelassen sind. Das Unternehmen hat dafür zu sorgen, dass seine Werbung keine Aussagen dieser Art impliziert.

Verwendung der Akkreditierungs- und Zertifizierungslogos - Download (PDF)

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